定例ミーティングより臨時ミーティングがはるかに重要

ビジネスにはミーティング(以下MTGと表記)は欠かせない。

私も、働きだしてからこの方、MTGというものに何回出席しただろうか?


社会人新人の頃には、右も左も分からないまま、部会や仕事のMTGに出ていた。

今でも覚えているが、初めて部会に出席した時に、何か意見は?と聞かれて、この会社(部)は、殺伐としていますねと発言したこともある。


それこそ、TPOを考えずに思っているままを話した。数日して、自分の発言を悔やんだが、今にして思えば、表現力の問題で、要はコミュニケーションが良好ではない。ということを言いたかったのだと思う。


35年以上も働いていると、MTGはおそらく軽く1万回は越えていると思う。実際に数えたことはないが、仕事にはMTGは欠かせないと思っている。

MTGを分類すると細かく分けられるが、今回は開催パターンとして、定例MTGと臨時MTGに分けて、考えてみる。


どんな会社にも定例MTGは付き物だ。

先ほど書いた部会にしても、月一回の定例会議である。そうすると一般的には、課の会議、係の会議という風にMTGの目的と参加メンバーが変わり定例で行われる。


仕事の点検のための会議なども定例MTG化される。取締役会なども便宜上MTGと括って考えるが、一般的には、定例の取締役会ということになる。


基本的にどんな会社もPDCAサイクルに則って会社が活動する。必然的に、定期的なMTGはPDCAサイクルを機能するための重要なアクションになる。


定例MTGのメリットを考えてみる。

仕事が忙しい人ほど、日常は、集中力も高い中で目の前の仕事に忙殺される。突発的な仕事も日常で発生する。そういう日々が続くと、会社の健全な活動のための先に向けての仕事が疎かになる。また、何事もそうだが、定期的な点検と言うのはリスクヘッジにもなる。


定例MTGに必ず出席するということを基本にすると、仕事がPDCAサイクルのリズムにのって、円滑に進む。


一方で、定例MTGはマンネリ化を招きやすい。

月次ならまだしも、週次単位ぐらいになってくると、いつものメンバーでいつもの議題となりがちだ。こうなると、人間と言うのは、複数で集まっていることがかえってマイナスになってくる。きっと、誰かがするだろう。前回の議題も今回の議題も大して変わらないから・・と思って、集中力が欠けることになる。


だから、私は、自社のメンバーには、毎回変化をつけるように求める。アジェンダにしても、書き方を変える。色を付ける。並べ替えをする。ということもある。いずれにしても、マンネリ化を防ぐ工夫が大切である。


臨時MTGはどういうタイミングで開催されることが多いかというと、トラブルやクレームが発生した時だ。


つまり、日常業務で何か問題があるから、至急の対策が必要ということになる。自ずと緊張感は高まる。リスクマネジメントの中の危機管理で考えれば分かり易い。今問題が発生している危機の最中であるとなれば、至急の対策を講じる必要がある。最速で臨時MTGが設定される必要がある。これは緊急MTGでもある。


また、あらたに事業の創造や新規の受注プロジェクトなどでも臨時のMTGが必要になる。定例MTGと比べると、臨時MTGの開催は、ムラができやすいが、頻度は断然多くなる。


もし定例MTGが皆無で、臨時MTGばかりの会社があるとしたら、それは問題で、行き当たりばったりの仕事が横行していくことになる。臨時MTGの開催のタイミング、招集メンバーの選定、目的の設定、開催そのものの責任も重い。

いずれにしても、臨時MTGを機能させるためには、開催者の手腕が問われる。


結論を言うと、定例MTGと臨時MTGはしっかり使い分けないといけないし、開催頻度の観点やその目的からしても、両方をバランスよく設定しないといけない。


会社全体の視点もそうだが、出席する社員から見たら、例えば、臨時MTGにはよく招集されるが、定例MTGには出ていない。というようなことがあってはならないのである。


以上

近藤昇オフィシャルサイト

ブレインワークスグループ CEO 近藤昇