あとでする仕事の大きな落とし穴に気づかない人が多い

仕事の優先順位をつけることは難しいか?

働きだした頃を振り返ると、仕事の優先順位は、上司が決めていた。

仕事経験を積んでくると、徐々に仕事の優先順位を任せられるようになる。


長年働いていると、この優先順位の付け方を誤る人がとても多いことに気づく。

簡単に言えば、仕事のできる人はこのスキルが高い。


仕事の優先順位をつけるという事は、言い方を変えれば段取りをするということだ。

段取りをすることで仕事の成果の90%以上が決まる。これが私の今の仕事感覚である。もちろん、仕事の難易度によって、違いはあるが、仕事をすればするほど、段取りの重要性を再認識する。


例えば、前日の終業の前に、翌日の段取りをするのがベストだろう。

私の場合は、朝方なので、6.00時前には当日の仕事の段取りはほぼ終えている。


しかしながら、想定外の仕事が発生する。

私の場合であれば、緊急なステークホルダーとの対応や現場のトラブル対応などである。

当然、緊急度が高いものは優先順位が高くなる。


これは、一般の生活でも同じ事である。

例えば、今日、花見に行く計画をしていたとしても、朝に体調が悪くなれば、キャンセルする。最悪の場合は、病院に行くことになる。


花見であれば、来年に先送りすれば済むことが、仕事はそうはいかない。

緊急対応をした際のリカバリーが重要になってくる。

忙しい人であれば、こういうリカバリーはとても労力を要する。他の予定の組み換えや調整が新たに発生するからだ。


極端に言えば、社長であろうが、会社員であろうが、毎日、大小問わず何らかの予定の組み換えが発生しているのである。

だから、優先順位と言うのは、極端に言えば、常に変わるのである。


仕事のできる人も、仕事のできない人も緊急で重要なことに対応する優先順位は間違えない。


ところが、仕事のできない人が陥りやすいパターンがある。

それは、あとでしようと思った。ことによる失敗だ。

緊急ではないが、重要な事が仕事の肝であるが、この仕事をする順番を間違える人が多い。


特に、やればすぐできることで重要な事の優先順位を間違える。一言で言ってしまうと、やればすぐ出来る事は直ぐにするのに限る。


もちろん、この部類の仕事が幾つも重なれば、合計すると一時間になってしまうことがあるが、そういうケースは稀である。

大抵は、たった5分、たった10分を小刻みに使えばこなせることも多い。


顧客への1通のメール。上司への報告。上手に電話を使えば、たった2分程度で済ませられることも多い。一旦、あとでする癖が身についてしまうと、なかなかな、抜け出せない。


まだ、しっかりとメモに書く最低限の習慣があれば、忘れることはないが、小さい仕事は忘れることが多い。特に忙しいとそうなる。

数が多いからミスをするのではない。書く習慣がないからミスをするのである。


あとでする方に流される人の多くは、その影響度が分かっていない。

仕事と言うのは、様々人がつながって関わって行われることが多い。

そうすると、自分がボールをもったままでは、関係者は何も進行ができない、待ち続けている状態を作ってしまう事にもなる。


あとでする。と思った瞬間に。すぐにする。

これがベストである。

少なくとも、あとでするなら、期限を切る。

1週間とかの目安で必ず棚卸する。


あとでする。という気持ちが芽生えるのは誰でもある事だが、これが蟻の一穴、重大トラブルにつながるきっかけになるということを肝に銘じて仕事をすることが大切である。


以上

近藤昇オフィシャルサイト

ブレインワークスグループ CEO 近藤昇